Tietosuoja- ja rekisteriseloste
REKISTERI- JA TIETOSUOJASELOSTE
Tämä on Viola Nygren Creative Oy:n, Y-tunnus 3198335-3, Tietosuojalain (1050/2018) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste.
Päivitetty: 2.6.2023
1. REKISTERINPITÄJÄ
Viola Nygren Creative Oy
Y-tunnus: 3198335-3
Yhteyshenkilö: Viola Nygren
Puhelin: 040 5288848
Sähköpostiosoite: viola@violanygren.com
Verkkosivuosoite: www.violanygren.com
Viola Nygren Creative Oy / Viola Nygren tarjoaa brändikuvauksia, -kursseja sekä digitaalisia oppaita pienyrittäjille, brändikuvauksen maailmaan liittyen.
2. REKISTERISTÄ VASTAAVA YHTEYSHENKILÖ
Rekisterivastaavan nimi: Viola Nygren
Rekisteri vastaavan puhelin numero: 040 5288848
Sähköposti osoite: viola@violanygren.com
3. REKISTERIEN NIMET
Selosteen kohteena olevien rekisterien nimet:
Yrityksen asiakasrekisteri (Lemonaid -kirjanpitopalvelussa, omalla koneella sekä Docusign -palvelussa asiakassopimukset)
Yrityksen keräämät uutiskirjelistat (Flodesk)
4. OIKEUSPERUSTE JA HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on:
Yrityksen/ henkilön suostumus (dokumentoitu, vapaaehtoinen, yksilöity, tietoinen ja yksiselitteinen)
sopimus, jossa rekisteröity on osapuolena
rekisterinpitäjän oikeutettu etu (esim. asiakassuhde, työsuhde, jäsenyys).
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus: Yhteydenpito asiakkaisiin ja markkinointi. Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.
5. REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ
Kohdassa 3 mainittuihin rekistereihin tallennettavia tietoja voivat olla: yritys/organisaatio, yhteyshenkilö, sähköpostiosoite, puhelinnumero, osoite, www-sivustojen osoitteet, tiedot tilatuista palveluista ja niiden muutoksista, laskutustiedot sekä muut asiakassuhteeseen ja tilattuihin palveluihin liittyvät tiedot.
www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä ei tallenneta tietoa mihinkään tietokantaan, vaan niistä lähtee viesti pelkästään yhteen sähköpostiosoitteeseen.
6. TIETOJEN HANKINTA
Rekisteriin mahdollisesti tallennettavat tiedot saadaan: www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, uutiskirjelistalle liittyessä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.
7. TIETOJEN SÄILYTYSAIKA
Asiakastiedot ovat: Lemonaid -laskutusjärjestelmässä
Asiakastietoja säilytetään maksimissaan: 10 vuotta
8. TIETOJEN SÄÄNNÖNMUKAISET LUOVUTUKSET JA TIETOJEN SIIRTO EU:N TAI ETA:N ULKOPUOLELLE
Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille. Tietoja voidaan julkaista siltä osin kuin niin on sovittu asiakkaan kanssa.
Pääsääntöisesti tietoja ei siirretä rekisterinpitäjän toimesta myös EU:n tai ETA:n ulkopuolelle ilman asiakkaan suostumusta. Rekisterinpitäjän käyttäessä yleisiä tietokoneohjelmistoja kuten Microsoft-ohjelmistoja, voidaan niiden kautta katsoa, että tietoja siirtyy rekisterinpitäjän toimesta myös EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
Henkilötietoja ei koskaan luovuteta Rekisterinpitäjän aktiivisen toiminnan kautta ulkopuolisille tahoille Tietosuojalainsäädännön vastaisesti ilman Asiakkaan lupaa.
9. REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.
10. TARKASTUSOIKEUS JA OIKEUS VAATIA TIEDON KORJAAMISTA
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti (Osoite kohdassa 1. Rekisterinpitäjä) rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
11. MUUT HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYYN LIITTYVÄT OIKEUDET
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti (Osoite kohdassa 1. Rekisterinpitäjä) rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
SELOSTE VERKKOSIVUJEN EVÄSTEKÄYTÄNNÖISTÄ
1. REKISTERINPITÄJÄ
Viola Nygren Creative Oy
Y-tunnus: 3198335-3
Yhteyshenkilö: Viola Nygren
Puhelin: 040 5288848
Sähköpostiosoite: viola@violanygren.com
Verkkosivuosoite: www.violanygren.com
Päivitetty: 2.6.2023
2. KÄYTETTÄVÄT EVÄSTEET
Verkkosivuilla käytetään seuraavia evästeitä:
a) FLODESK: Flodesk-markkinointityökalun avulla keräämme uutiskirjelistaa. Listalle voi liittyä liittymislomakkeen kautta kuka tahansa vastaanottaakseen uutiskirjeitä ja mainoksia. Jos listalta haluaa poistua, se onnistuu milloin tahansa klikkaamalla sähköpostiviestissä olevaa ”Unsubscribe/Poistu listalta” -linkkiä. Ilmoitetut tiedot tallennetaan Flodeskin sisälle, mutta Asiakas voi pyytämällä poistoa listalta, että kaikki tiedot pyydettävältä henkilöltä poistetaan.
b) GOOGLE ANALYTICS: Sivuston seurantaan käytetään Google Analytics -palvelua. Seurannan tarkoituksena on kerätä tilastotietoa esimerkiksi sivun kävijämäärästä sekä suosituimmista sisällöistä.
c) INSTAGRAM: Sivustolla on käytössä Instagram-feed, joka näyttää Instagram-profiilin uusimmat artikkelit sekä mm. informaatiota tykkääjistä.
d) SQUARESPACE: Yhteydenottolomakkeet sekä sivuston sisäinen analytiikka lähetetään ja kerätään Squarespace -verkkosivupalvelun kautta. Tämä lisäosa ei tallenna mitään tietoja lähetetyistä lomakkeista esimerkiksi tietokantaan, vaan se lähettää pelkästään sähköpostin täytetystä lomakkeesta. Seurannan tarkoituksena on kerätä tilastotietoa esimerkiksi sivun kävijämäärästä sekä suosituimmista sisällöistä.
Näiden lisäksi kerätään Squarespacen toimintojen kannalta välttämättömiä evästeitä.
3. MITÄ OVAT EVÄSTEET
Eväste on pieni tekstitiedosto, joka tallennetaan käyttäjän tietokoneelle silloin, kun joku vierailee sivustolla. Evästeet eivät sisällä minkäänlaisia henkilötietoja eikä niiden avulla voida esimerkiksi suorittaa ohjelmia.
4. EVÄSTEET KÄYTÄNTÖ VERKKOSIVUILLA
Evästeitä käytetään moniin käyttötarkoituksiin, jotka liittyvät sivuston toimivuuteen, analysointiin ja markkinointiin. Evästeet keräävät mahdollisesti myös tietoja esimerkiksi käyttäjien kiinnostuksista, joiden avulla kykenemme kohdentamaan viestintäämme sisällöistämme kiinnostuneelle yleisölle.
Aiemmin mainitut lisäosat ja ulkoiset elementit tallentavat koneelle evästeitä, jotta ne toimisivat toivotun tavan mukaisesti.
Lisätietoja evästekäytännöistä ja evästeiden poistamisesta löytyy mm. kohdassa 2 mainittujen sovellusten verkkosivuilta.
5. EVÄSTEIDEN KIELTÄMINEN SELAIMESSA
Emme suosittele tätä, mutta mikäli haluat estää evästeet, muuta selaimesi evästeasetuksia. Evästeiden kieltäminen saattaa heikentää käyttökokemusta, eikä kaikki verkkosivuston toiminnot välttämättä enää toimi lainkaan.
Lisätietoja evästeiden hallinnasta selaimessasi löytyy esimerkiksi sivuilta: http://aboutcookies.org
Jos estät evästeiden käytön selainohjelmassasi, laitettasi ei seurata, kun vierailet sivustossa. Huomaa kuitenkin, että estämällä evästeiden käytön saatat estää myös joidenkin sivuston toimintojen käyttämisen.